Reprenez le contrôle de votre boite mail

Hack ta productivité #2 - Si je vous disais que la boite mail est l'outil qui génère le plus de charge mentale professionnelle ? et qu'en l'utilisant mieux vous pourriez gagner 1h par jour ?

Ahhh les email ! C’est génial, c’est un outil de communication asynchrone et vous savez à quel point j’adore la communication asynchrone
Sauf que…
C’est comme pour tout, il faut savoir s’en servir, au risque de se faire submerger et de ne plus s’en sortir 😵‍💫

Dans cet article je vous explique comment reprendre le contrôle de votre boite mail.

Même si vous pensez être bien organisé, jetez un œil, vous pourriez être surpris.

Temps de lecture : 8 minutes
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Sommaire

  1. 🔐 Ne laissez pas votre boite mail ouverte toute la journée
  2. ✅ Votre boite mail n’est pas une liste de tâches
  3. 🧘 Méthode 0 inbox
  4. 📁 Ne classez plus vos email
  5. 🧰 Quelques outils pour reprendre le contrôle

1/ Ne laissez pas votre boite mail ouverte toute la journée

Non ! Ne partez pas ! Je ne suis pas devenu fou.
Je vais vous expliquer.

Si vous laissez votre boite mail ouverte toute la journée, vous allez sauter sur chaque nouvel email qui arrive.
C’est comme ça ! J’en parlais déjà la semaine dernière.
Notre cerveau adore la nouveauté !

Vous connaissez cette excitation quand vous recevez une nouvelle notification.

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En général on s’empresse de cliquer dessus pour voir ce que c’est.

Fatalement, on arrête ce qu’on est train de faire.
Donc on se déconcentre l’espace d’un instant pour lire cet email et on revient ensuite sur notre tâche initiale.

Encore pire, ça nous arrive de laisser complètement de coté ce qu’on est en train de faire, pour répondre au nouvel email entrant.
Incroyable non ! Quand on analyse ça avec du recul, c’est n’importe quoi.

On est capable de traiter quelque chose de nouveau, avant quelque chose de plus ancien (Et de potentiellement plus urgent).
On est en mode LIFO (Last in first out), alors qu’on devrait être en mode FIFO (First in, first out).
Tout en ajoutant la notion de priorité, je vous l’accorde.

Je ne vous parle même pas des réunions en visio !
Avec la démocratisation du télétravail, on fait de plus en plus de rdv en visio (Et c’est tant mieux, ça n’est pas le sujet).

Imaginez… vous êtes en visio, vous savez que vous n’avez pas besoin de prendre la parole pendant cette réunion… et là… un nouvel email arrive.

Forcément, si vous avez laissé votre boite de réception ouverte, vous allez recevoir une notification, ou au moins une petite pastille.

Comment résister…

Vous cliquez sur l’email, vous commencez à le lire, vous vous concentrez sur son contexte et vous commencez à y répondre…
Pendant ce temps là vous n’êtes plus du tout concentré sur la réunion

Un email en entraînant un autre, vous avez passé tout votre temps à faire complètement autre chose.

man wearing white top using MacBook
Photo by Tim Gouw on Unsplash

Le pire, c’est que c’est valable pour tout ce qu’on doit faire dans une journée.

En laissant sa boite mail ouverte constamment, on a du mal à se concentrer sur ses tâches de la journée.

Quelle est la solution ?

Organisez des moments dédiés à la consultation de votre boite email et le reste du temps fermez-là (La boite mail 😅).

Exemple :

  • ✉️ 8h45 → 9h15 : Traitement des email : Boite mail ouverte
  • 🔕 9h30 →11h30 : Concentration sur vos sujets : Boite mail fermée
  • ✉️ 11h45 → 12h15 : Traitement des email : Boite : Boite mail ouverte
  • 🍴 12h15 → 14h34 : Pause déj
  • ✉️ 13h45 → 14h15 : Traitement des email : Boite : Boite mail ouverte
  • 🔕 14h30 → 16h30 : Concentration sur vos sujets : Boite mail fermée
  • ✉️ 16h45 → 17h45 : Traitement des email plus long que vous avez laissé de coté pendant la journée

Essayez ! Vraiment, allez y !

C’est un sentiment étrange au début, on a l’impression de louper quelque chose.
Puis quand vous allez voir votre productivité augmenter et votre niveau de stress baisser, vous ne pourrez plus vous en passer.

2/ Votre boite mail n’est pas une liste de tâche

Si vous gérer votre boite mail comme un outil de gestion de tâche vous ne vous en sortirez pas !

Pourquoi ?

Parceque si vous voulez gérer vos tâches, il faudra que votre boite mail soit ouverte pour savoir ce que vous avez à faire : basique 🤷

Mais remontez un peu plus haut dans l’article, on n’avait pas dit qu’il ne fallait pas laisser sa boite mail ouverte toute la journée ?
Boum 💥, première faille qui va vous faire rouvrir votre messagerie et on vous êtes reparti pour vous faire déranger toutes 2 minutes.

Souvenez-vous, on a réservé 4 moments dans la journée au cours desquels on s’occupait de nos mail.

Un nouvel email c’est souvent une tâche à réaliser, alors Voilà ce que vous allez faire :

// Pendant les 3 premiers créneaux //
Matin, fin de matinée, début d’après-midi

Quand un nouvel email arrive :

  • Si l’email est à titre informatif et qu’il n’est pas long à lire : Vous le lisez et vous l’archivez
  • Si l’email est à titre informatique et qu’il est long à lire : Vous le laissez pour le soir (On a un temps plus long le soir, dédié aux email)
  • Si l’email nécessite une réponse qui prend moins de 2 minutes : Répondez et archivez
  • Si l’email nécessite une réponse plus longue : Vous le laissez pour le soir
  • FIN

// Pendant la session du soir //
Pour les mail que vous avez laissé de coté tout au long de la journée

  • Pour les email qui prennent plus de 2 minutes de lecture : Lisez les (Où décalez les à un temps dédié à la lecture pendant votre semaine type)
  • Pour les réponses qui prennent entre 5 et 15 minutes : Répondez (Où décalez les à un temps dédié aux réponses longues pendant votre semaine)
  • Pour les réponses qui prennent plus longtemps : Ce ne sont plus des réponses ce sont des tâches —> Mettez vous une tâche dans votre ToDo et archivez l’email
  • FIN
Les actions à faire sur un email entrant

Normalement vous ne devriez plus avoir aucune tâche dans votre boite mail et vous pourrez la laisser fermée la majorité du temps.

Vous ne devriez même plus avoir d’email dans votre boite mail, mais ça on en parle juste après.

Tout est bien rangé au bon endroit et vous avez gagné le droit d’être serein.

3/ Méthode 0 inbox : La conséquence d’une bonne organisation

Comment parler de gestion des mail sans parler de 0 inbox.

Vous allez voir que ça n’est pas vraiment une méthode au sens stricte.
Le fait de partir le soir sans avoir un seul email dans sa boite de réception, c’est juste la conséquence positive d’une bonne organisation au quotidien.

Reprenons nos types d’email :

  • Si c’était à titre informatif, vous l’avez lu, vous l’avez archivé → 0 mail
  • Si c’était rapide, vous avez répondu, vous l’avez archivé → 0 mail
  • Si c’était plus long, vous l’avez décalé sur un temps dédié → 0 mail
  • Si c’était une tâche, vous avez créer une tâche dans votre ToDo → 0 mail

Pour quelle raison vous pourriez encore avoir des email dans votre boite de réception en partant le soir ? Mettez moi en commentaire, ça m’intéresse.

En quittant le soir avec une boite mail vide, vous quittez le soir avec un esprit vide.
Un mail qui reste dans votre boite de réception aura tendance à rester dans un coin de votre tête, même de façon inconsciente.

Vous le ressasserez et vous aurez du mal à faire un break entre votre boulot et votre vie perso… Quel dommage

Ma boite mail tous les soirs en partant

4/ Ne classez plus vos email dans des dossiers : Archivez les (Et c’est tout)

Je vous en demande trop ? Ça provoque un état de stress rien qu’en lisant le titre.
Promis vous ne perdrez rien, ça va bien se passer.

Toutes les boites mail ont une fonction de recherche ULTRA puissante.
En tapant les premiers caractères dans le champ de recherche vous commencerez à apercevoir les email qui vous intéressent.
Puis vous rajoutez quelques critères pour l’aider un peu et hop !
Vous retombez sur le saint graal, ce fameux email que vous recherchiez.

Pourquoi vous embêter à classer vos mail dans des sous dossiers ?

Vous allez ranger 100% de vos email, alors que vous serez amené à rechercher à peine 10% de ceux là.

En gros vous faites le boulot pour rien 90% du temps

Attention, archiver n’est pas supprimer !

Quand vous l’archivez, votre email ne disparaît pas, il est toujours dans votre archive (Comme son nom l’indique).
Donc quand vous lancerez une recherche, la recherche se basera aussi sur les email archivés.

Essayez, ne serait-ce que pendant 15 jours, juste pour voir.
N’abandonnez pas trop vite, c’est du bonheur.

Ça fait 10 ans que je ne classe plus aucun mail et je vous assure que j’ai toujours retrouvé ce que je cherchais (Très rapidement en plus).

5/ Quelques outils pour reprendre le contrôle de vos mail

C’est quoi l’outil le plus puissant d’après vous ?

La méthode !
On ne peut pas avoir un outil informatique pour tout.
Là en l’occurrence il suffit d’appliquer les 4 premiers points et votre boite mail ne sera plus jamais un supplice.

Allez, je suis sympa, je vous mets quand même quelques outils qui vont pouvoir vous aider :

  • Un outil de gestion de tâche - Forcément, si une boite mail n’est pas une ToDo list, alors il vous en faut une.
    Astuce : Essayez d’en prendre une qui est partagée avec vos collègues et qui est collaborative.
    Ça vous permettra de vous entraider, d’affecter des tâches aux autres et de partager l’information.
  • Le “snooze” intégré à votre client mail - C’est le fait de pouvoir décaler un email pour qu’il disparaisse de votre boite de réception et qu’il réapparaisse plus tard, quand c’est le bon moment.
    L’essayer c’est l’adopter
  • Votre appli de mail sur mobile - Désinstallez là ! Tout simplement (Sauf si vous êtes en mobilité et jamais devant votre ordi).
    Pour reprendre le contrôle de vos email, il ne faut plus que vous en soyez esclave.
    Donc les notif mobile : On oublie ;)
    Ou alors coupez-les.

Conclusion

Alors convaincu ? Étonné ? Dérangé ?
C’est un début.

Ne soyez pas fermé sur ces méthodes qui peuvent paraître impossible à appliquer.
Essayez-les, adaptez les et vous verrez le résultat au bout de quelques mois.

Vous ne pourrez plus jamais vous en passer.

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