Un planning "type" hebdomadaire

Hack ta productivité #13 - C'est important de se créer des habitudes récurrentes, c'est pourquoi j'ai décidé de me créer un planning "type" hebdomadaire et je vous partage ma méthode

On en a déjà parlé dans une édition précédente, mais c’est important de se créer des habitudes.
Une bonne habitude devient tellement naturelle, qu’on finit par la faire sans se poser de questions.

C’est de ça dont on va parler dans cette édition et plus particulièrement de “planning”.

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Sommaire :

  1. ❓Pourquoi faire un planning “type”
  2. 📅 Le principe du planning “type”
  3. ⚙️ Comment faire son planning
  4. 🔎 Faites une revue quotidienne

1. Pourquoi faire un planning “type”

La première chose qu’on fait quand on allume son ordi pour bosser, c’est d’ouvrir sa boîte mail et son outil de messagerie instantané.

En faisant ça, on se connecte avec le monde, c’est un comportement normal qui nous est “imposé” par notre cerveau.

Que s’est-il passé (de croustillant) que j’aurais pu louper

Une fois que c’est fait, on va gentiment se laisser guider par les choses qui se présentent à nous :

  • On commence à lire les e-mails qui sont dans notre boîte de réception.
  • Puis un nouvel e-mail arrive, on va laisser les anciens mails qu’on était en train de lire pour répondre au nouveau.
  • Une personne nous appelle, du coup on arrête et on décroche.
  • Entre-temps on reçoit un message sur slack, donc quand on raccroche on commence à y répondre.
  • Puis on termine l’e-mail qu’on avait commencé à écrire.
  • On se remet sur les anciens de la veille.
  • Jusqu’à ce qu’un nouvel e-mail arrive, puis un appel, puis un message slack
  • Etc.

Résultat, on passe à sa journée à gesticuler.
On arrive le soir complètement vidé, en ayant le sentiment de ne rien avoir accompli.
(Et ce n’est pas juste un sentiment).

Alors qu’en faisant un planning “type” hebdomadaire, on va se créer des petites habitudes régulières.

Le lundi matin, les réunions.
Le lundi après midi, commerce.

Etc.

On ne laissera plus de place au doute et à la procrastination, on saura précisément quoi faire chaque matin en se connectant.
Encore mieux, on le fera sans réfléchir, c’est le principe même de l’habitude.

2. Le principe du planning “type”

Quand on analyse les actions et les tâches qu’on doit faire au cours d’une semaine, on peut facilement trouver des choses qui se répètent d’une semaine sur l’autre.

Je vais vous prendre quelques métiers, avec des exemples de tâches répétitives à faire toutes les semaines :

  • Commerce

    • Faire ses relances

    • Faire ses devis

    • Faire un post Linkedin

    • Veille technologique

    • Etc.

  • Comptabilité

    • Relances impayés

    • Saisie comptable

    • Rapprochement bancaire

    • Paiement fournisseurs

    • Etc.

  • Marketing

    • Écrire les posts réseaux sociaux

    • Analyser la portée de la semaine passée

    • Tourner une vidéo

    • Adapter les pubs SEA

    • Etc.

Je pense que vous avez compris le principe.
On peut trouver des tâches redondantes pour la plus grande majorité des métiers qui existent.

Le principe du planning type, c’est de prévoir ses tâches à l’avance, dans des créneaux fixes, qui se répètent toutes les semaines.

Comme une image vaut mille mots, je vous partage le planning “type” de ma semaine chez BLC :

Planning type Baptiste

Si on reprend les avantages qu’on a mis en évidence dans le point 1.
Avec ce planning, je ne passe pas 2 heures à savoir par quoi je vais commencer quand je me connecte le matin.

Tout est bien organisé et je sais précisément ce que je dois accomplir chaque jour.

3. Comment faire son planning

3.1. Lister les tâches

Pour la méthode, il n’y a rien de plus simple.

Vous commencez par prendre une feuille de calcul vierge.

Dans la colonne A, Vous allez commencer par lister toutes les tâches que vous devez faire de façons répétitives chaque semaine.

Dans la colonne B, vous allez écrire le type de tâches dont il s’agit.
Comme une sorte de catégorie.
Ça vous permettra à terme de les regrouper par couleur et de les organiser dans le temps.

Dans la colonne C, vous allez décrire la contrainte nécessaire à la réalisation de la tâche. (Pendant les horaires de bureaux, dans la salle vidéo, etc.)
Exemple :
Si je reprends l’exemple des commerciaux.
Vous ne pourrez pas faire vos relances le matin à 8h, alors que vos clients ne sont pas encore arrivés au bureau.

Dans la colonne D, vous allez décrire la récurrence de la tâche. (Tous les jours, une fois par semaine le mardi, etc.)

Listing des tâches récurrentes

3.2 Les placer dans un planning

C’est la partie la plus facile.
Si on a bien listé ses tâches dans un tableur, il va juste falloir les placer sur les jours de la semaine en respectant la récurrence qu’on s’est imposée.

Pour ça rien de plus simple :

Ouvrez votre outil d’agenda préféré (Google agenda, Outlook).

  • Vous vous créez un nouvel agenda.

Ça aura pour but de séparer votre “vrai” agenda, de votre “planning type”.

  • Créer les tâches

Sans ce nouvel agenda, vous allez créer autant de rdv, que de tâches listées dans votre listing (Voir plus haut).
(Colonne A)

  • Gérer les récurrences

Sur chaque tâche vous allez définir une récurrence en fonction de ce que vous aurez fixé dans le listing.
(Tous les jours, toutes les semaines, etc.)
(Colonne D)

  • Mettre des couleurs par catégories

Ensuite, vous allez vous faciliter la lecture en mettant des codes couleurs qui correspondent aux catégories de tâches (Colonne B)

  • Lieux / contraintes

Pour finir, vous allez définir la contrainte (Colonne D), dans le lieu du rdv.
Afin de savoir rapidement, dans quelle situation vous devez être pour accomplir cette tâche.

4. Faites une revue quotidienne

Vous aurez pu le noter tout au long du processus, cette méthodologie peut s’avérer un peu rigide.

Elle ne correspondra pas à tous les métiers et ne pourra pas se répéter parfaitement chaque semaine.

C’est pour ça qu’il faudra impérativement faire une revue chaque soir, de la journée du lendemain.

Le but sera d’adapter la théorie à la pratique :

  • Vous laissez votre planning type tel quel
  • Vous ajustez votre planning en fonction des aléas

C’est bien de mettre en place un cadre, mais il faut aussi se laisser un peu de souplesse.
Sinon c’est le meilleur moyen d’abandonner en cours de route.

Il y a toujours l’exception qui confirme la règle.


J’espère que cette édition orientée “méthode” vous a plu.
Si c’est le cas n’hésitez pas à la partager avec vos collègues.

Je vous dis à la semaine prochaine 👋

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