Les apps "productivité" du mois de mai

Hack ta productivité #11 - Comme tous les mois, je vous ai fait une petite sélection des meilleures apps pour améliorer votre productivité.

Dans cette édition, on va parler vidéo, communication asynchrone, notification et j’en passe.

C’est surtout la première édition pour laquelle j’illustre mon propos avec des petites vidéos.

Temps de lecture : 5 minutes
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Programme :

  1. 📷 Loom - Enregistrer une vidéo en 1 clic
  2. 🛎 Acapela - Toutes les notifications au même endroit
  3. 📺 Claap - Communication asynchrone
  4. 🖼 Shrink - Réduire la taille d’une image
  5. 📅 Calendly - Lien de prise de rdv avec routage intelligent

Mais avant de commencer, n’hésitez pas à vous abonner pour recevoir les prochaines éditions directement dans votre boîte mail.

1. Loom - Enregistrer une vidéo en 1 clic

Loom c’est un outil qui va faciliter la mise en place de la communication asynchrone dans votre entreprise.

Vous allez pouvoir lancer l’enregistrement d’une vidéo en 1 clic, sans que ça soit compliqué.

Le logiciel s’occupe de tout, directement en ligne sur une page Web.

  • Webcam
  • Micro
  • Partage d’écran
  • Annotations sur l’écran
  • Montage rapide de la vidéo (Couper au début, au milieu et à la fin)

Déjà que ce n’est pas toujours facile d’être à l’aise en vidéo.
Si en plus on rajoute des barrières technologiques, vous pouvez être certain que personne n’en fera.

C’est dommage, car la communication par vidéo interposée est un outil génial pour le déploiement d’une stratégie asynchrone.

Là ou la discussion écrite n’est plus efficace, on peut se tourner vers enregistrement vidéo pour illustrer notre propos :

  • Montrer quelque chose sur son écran
  • Mettre de l’intonation pour étayer votre pensée
  • Véhiculer un état d’esprit à travers votre communication non verbale.

Bref, tout ce qu’on ne peut pas faire à l’écrit.

Grâce à ce dispositif, vous pouvez facilement supprimer un quart des réunions en visio que vous faites avec votre équipe.
Voire même avec vos clients.

Car la communication vidéo n’est pas réservée à une utilisation interne.

Ce qui est valable avec vos collègues est valable avec vos clients, fournisseurs, partenaires, etc.

2. Acapela - Toutes les notifications au même endroit

J’avais déjà parlé d’un outil similaire dans une précédente édition.
Mais je dois admettre que la présentation d’Acapela m’a bien plu.

Acapela c’est un outil qui va vous permettre d’agréger toutes vos notifications à un seul et même endroit.

Vos messages Asana, Jira, Trello, Slack etc.

Mais ce n’est pas tout, vous allez pouvoir répondre directement depuis l’outil, sans avoir besoin d’ouvrir chaque plateforme séparément.

Ok c’est cool, mais je suis un peu partagé avec ce genre d’outils.
Je vous explique.

Personnellement j’aime bien compartimenter ma journée.
Je me réserve des blocs de travail ciblés sur des sujets bien précis.

Exemple :

  • Un bloc le matin pour les tâches liés aux projets (Donc Asana)
  • Un bloc en fin de matinée pour les discussions instantanées (Donc Discord)
  • Un bloc en début d’après-midi pour les sujets “Sales” (Donc Pipedrive)

Et quand je bosse sur un bloc, j’ai pas envie d’être dérangé avec les notifications des sujets liés aux autres blocs.

J’ai peur qu’avec un outil qui centralise tout, je ne puisse plus compartimenter aussi facilement mes tâches.

Quand je suis dans Asana, je n’ai pas envie d’avoir les notifications Discord.
Etc.

Du coup j’ai quand même sélectionné l’outil, mais simplement pour vous dire d’être méfiant avec ces agrégateurs de notifications.

3. Claap - L’outil de communication asynchrone par excellence

C’est moi, ou en ce moment on entend beaucoup parler de communication asynchrone ?

Les gens auraient-ils compris que c’est un mode de communication tellement efficace et qui apporte une grande sérénité aux équipes.

Perso je suis un grand défenseur de ce concept.

Du coup je suis forcément fan de Claap.

Claap c’est un peu comme Loom, mais en vachement plus poussé.

Mais alors pourquoi je vous parle de Loom, si Claap fait la même chose en plus poussé ?

Parce que des fois on a besoin d’un truc avec des fonctionnalités plus puissantes.
Loom c’est facile, on clique, on enregistre et on partage.

Claap, il faut se poser un peu pour prendre en main l’outil, au risque de passer à côté de toutes ses fonctionnalités.

On va pouvoir enregistrer son écran, certes, mais on va pouvoir faire plein d’autres choses en plus.

  • Entourer une partie de l’écran
  • Discuter autour de cette partie précisément
  • Demander un vote à vos collègues
  • Etc.

Il y a tout un écosystème qui va se créer autour de la vidéo qu’on aura tournée.

Comme je le disais en intro, le seul petit bémol, c’est sa prise en main.
En gros, vous allez devoir former vos équipes avant qu’elles puissent utiliser l’outil.

4. Shrink - Pour réduire la taille d’une image

Pas de long discours pour ce petit outil.
C’est un site web sur lequel vous allez pouvoir charger une image.
Puis vous allez pouvoir cliquer sur un bouton pour réduire la taille de l’image.

Pourquoi faire ça ?

Vous savez que plus l’image est en haute résolution, plus elle pèse lourd.
Plus elle pèse lourd, plus elle sera longue à charger.

Que ça soit sur votre site web, en partage de fichier, etc.

Des fois on n’a pas besoin d’avoir une image en version ultra HD qui fait 100mo.

Shrink sert à ça.

5. Calendly - Lien de prise de RDV avec routage intelligent

On ne présente plus Calendly.

C’est un petit outil qui va vous permettre de partager votre calendrier à vos interlocuteurs, afin qu’ils prennent directement RDV.

Ils viennent de sortir une fonctionnalité super pratique :
”Le formulaire de routage”

Cette fonctionnalité est vraiment top si vous utilisez calendly pour que vos prospects puissent réserver un appel avec un commercial.

Cas d’usage :

  • Un bouton sur votre site web “Réserver un appel”
  • Le visiteur clique
  • Les prochaines disponibilités de votre équipe s’affiche
  • Le visiteur réserve un créneau
  • Le créneau est affecté à un membre de l’équipe (Sans logique d’affectation, à part l’équité ou la première disponibilité).

Le problème avec cette affectation “aléatoire”, c’est que vous ne pourrez orienter le calendrier d’une personne en particulier en fonction des besoins du visiteur.

Si vous vendez plusieurs produits ou plusieurs services dans votre entreprise, il se peut que vous ayez des commerciaux spécialisés dans chaque domaine.

C’est là qu’intervient le formulaire de routage.

Avant de proposer le calendrier d’un membre de l’équipe, calendly va proposer un petit formulaire avec des questions.

Le visiteur pourra répondre aux questions et en fonction des réponses, l’outil proposera le calendrier de la personne la plus adaptée à la situation.

Donc l’affectation suivra une logique et ne sera plus aléatoire.
C’est quand même mieux non ?


J’espère que cette petite sélection d’outils vous a plu.
Je vous donne rdv jeudi prochain pour une édition “classique”, plutôt orientée “méthode”.

N’hésitez pas à commenter si vous avez des questions.

Et si vous avez appris des choses, n’hésitez pas à partager cette édition avec vos collègues :

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