La communication asynchrone, une méthode qui vous veut du bien

#1 - Hack ta productivité- La communication asynchrone : Méthode pour optimiser la communication et le travail à distance

Dans cet article je vous explique comment la communication asynchrone va vous aider à gagner en productivité et quels sont les process et outils à mettre en place pour y arriver.

Temps de lecture : 8 minutes
Liens sponsorisés : Non
Placement produit : Non

Sommaire :

  1. Définition de la communication asynchrone
  2. Ses avantages
  3. Les méthodes et outils pour la déployer
  4. Asynchrone ne veut pas dire asocial
  5. Des entreprises qui la pratiquent

C’est parti !

1/ La communication asynchrone dans une entreprise c’est quoi ?

La communication asynchrone c’est le fait de communiquer entre collègues, de façon désynchronisée.
Ok, ça nous avance pas beaucoup plus 😅

En gros, c’est le fait d’échanger sans instantanéité et sans être synchronisé avec son collègue.

Je vais prendre un exemple, vous comprendrez mieux :

  • 📞 Un appel téléphonique, c’est une communication synchrone
  • 📩 Un e-mail, c’est une communication asynchrone

Dans le cas de l’appel téléphonique, vous êtes synchronisé avec votre interlocuteur.
Vous êtes présent en même temps dans la conversation.
Vous posez une question, il répond instantanément.

Dans le cas de l’e-mail, vous êtes désynchronisé avec votre collègue.
Vous envoyez un message à un instant T, votre collègue le lit et vous répond plus tard.
Vous n’êtes pas présent en même temps dans l’échange.


2/ Quels sont les avantages pour votre productivité

Il y a plusieurs avantages importants dans le fait d’utiliser la communication asynchrone :

Reprenez le contrôle de votre temps et réduisez le stress

Le gros avantage dans la communication asynchrone, c’est le fait de pouvoir reprendre le contrôle de votre temps
Je m’explique.

Si on vous appelle pour vous demander quelque chose et que vous répondez, vous n’êtes plus maître de votre temps.
Vous êtes en train de faire quelque chose, vous arrêter tout pour répondre à la personne qui vous appelle 😐
Donc vous n’avez pas de maîtrise sur votre temps.
Sauf si vous ne répondez pas… Mais imaginez la scène dans un open space si on vous tape sur l’épaule toutes les 10 minutes…
Difficile de ne pas répondre.

À l’inverse, si cette même personne utilise un moyen de communication asynchrone, prenons l’e-mail par exemple.

La personne va vous envoyer un e-mail et c’est vous qui choisirez quand vous y répondrez, on ne vous l’imposera pas, contrairement à l’appel téléphonique.
Vous reprendrez donc le contrôle sur votre temps.

Le fait d'être constamment sollicité augmente considérablement le sentiment de stress.

Ça ne vous ai jamais arrivé de finir une journée complètement vidé, sans pour autant avoir avancé sur vos sujets ?

Investissez sur votre temps, c'est votre plus grand atout.

Quoi de mieux pour améliorer sa productivité, que de choisir quand on fait les choses, sans qu’on nous les impose 🧘‍♂️

Documentez et partagez le savoir

En discutant de façon asynchrone, vous serez plus à même de documenter vos échanges dans un outils collaboratif.

Si quelqu’un vous pose une question, pourquoi ne pas faire profiter de la réponse aux autres 👥

Quand on vous pose la question dans une communication synchrone, au téléphone par exemple.
Tout ce que vous direz au cours de la discussion ne pourra pas être réutilisé plus tard. C’est dommage !

Alors que si on vous pose la question de façon asynchrone, vous serez plus à même de documenter votre réponse et de la partager aux autres.

Faites les choses 1 fois pour en faire bénéficier 10 personnes.
C’est mieux que de faire les choses 10 fois pour 10 personnes.

La communication asynchrone pour faciliter le travail à distance

Quand on est tous présents dans le même bureau, c’est facile de savoir si on dérange l’autre avant de lui poser une question.
- S’il est au téléphone, on le verra ☎️
- S’il est concentré avec son casque sur les oreilles, on le verra 🔇
- S’il discute déjà avec quelqu’un, on le verra 💬

Avec la démocratisation du télétravail, les codes ont changé.

Nous ne sommes plus présent physiquement et nous ne savons pas si la personne à qui on veut demander quelque chose est disponible pour vous répondre.

En utilisant un outil de communication asynchrone, on rejoint le point n°1.
On laisse les gens garder le contrôle de leur temps.

On laisse la personne décider quand ça sera le bon moment pour elle, de répondre à votre message.
On ne lui impose pas.

Nous ne pouvons pas utiliser les méthodes du présentiel quand on est en télétravail.
Il faut s’adapter à la situation et la communication asynchrone fait partie de cette adaptation.


3/ Quels outils et process mettre en place

C’est d’abord une question de méthode, plutôt que d’outils.

Il va falloir sensibiliser les gens pour les inciter à utiliser des méthodes de communication asynchrone.

L’e-mail plutôt que téléphone.
Le CRM plutôt que Slack, teams ou discord.
Un outil de gestion de projet plutôt que des réunions à outrance.
Un outil de ticket plutôt que des messages instantanés.
Etc.

Mais commençons par le plus important.

Mettez en place une base de connaissance entreprise

La majorité des conversations en entreprise consiste à partager le savoir.
Quand on s’adresse à quelqu’un, c’est souvent pour lui demander comment faire quelque chose.

La première chose à mettre en place, c’est une base de connaissance partagée et participative.
Si la réponse est déjà quelque part, nous n’avons plus besoin de la demander et personne n’a besoin de vous la donner.

Magique !

Plus on documente les process et les connaissances internes, plus on est efficace au quotidien.

Alors n’hésitez pas à tout documenter.
Du code Wifi, en passant par le process pour les tickets resto, jusqu’à la procédure pour répondre à un client.

Il n’y en a jamais trop.

Dorénavant quand on vous demandera quelque chose qui est documenté, renvoyez la personne vers la base de connaissance.

Une fois, deux fois, trois fois, puis les gens auront naturellement le réflexe d'aller voir par eux même.

Demander aux autres et attendre qu'on vous reponde c'est facile. Allez chercher la réponse soit même c’est plus dure, mais ça développe l'autonomie.

🧰 Voici quelques outils pour mettre en place une base de connaissance efficace :

Bonus : certaines fiches peuvent être partagés avec l'extérieur 😉

(Je vous laisse imaginer le champ des possibles)

Quelques outils de communications asynchrones

Pas de grande littérature, simplement une liste de petits outils bien pratiques :

  • Soapbox pour faire des vidéos en un clic, quand l'e-mail ne suffit plus pour se faire comprendre. Partagez votre écran, votre micro et votre webcam
  • TLDV, pour enregistrer les replay des visio (Comment transformer un échange synchrone en une communication async). Une visio c'est synchrone, mais tout ce qu'il s'y dira sera perdu, dommage.
  • Yac, pour se laisser des messages vocaux.
  • Notion, pour tout (On en reparlera c’est magique)

Slack, Teams, Discord : Faux amis

C’est souvent vu comme une révolution… à tort.
Si on ne sait pas s’en servir ça peut s’avérer plus contre-productif qu’autre chose.

Le cerveau humain adore la nouveauté.
Un nouveau message, une nouvelle pastille de notif, un nouveau GIF à lire.

On reste pendu à sa messagerie instantanée à longueur de journée et on arrive pas à se concentrer plus de 5’ sur un sujet de fond.

Dès qu’un nouveau message arrive, on se jette sur la notification pour pouvoir le lire.

Comme pour sa boite mail, il faut savoir couper ses outils de messagerie.

  • Mettez un statut occupé
  • Coupez les notification
  • Et concentrez vous sur ce travail important que vous devez faire

Ces outils ne doivent en aucun car être ouvert toute la journée.
Au risque de ne rien faire d’autre que de discuter avec vos collègues.
(Même si c’est génial, c’est pas comme ça qu’on est productif)

J’ai écrit un article plus détaillé sur le sujet.

Utilisez un CRM pour la relation client (prospect)

Je sais de quoi je parle, c’est mon métier.
Un CRM va vous permettrer de stocker toute l’information sur vos clients, à un seul et même endroit.

  • Vous avez besoin du numéro d’un client, c’est dans le CRM
  • Vous voulez savoir ou en est ce projet, c’est dans le CRM
  • Vous voulez demander une info sur telle dossier, demandez la dans le CRM
  • Etc.

Le CRM est un des piliers d’une collaboration efficace et productive en entreprise.

🧰 Voici quelques exemples de CRM :

Tous ces CRM vous permettent une chose inscroyable, mettre des commentaires en mentionnant vos collaborateurs avec un @.

Si vous voulez discuter de quelque chose qui est en rapport avec un client ou un prospect, laissez un commentaire en mentionnant votre collègue.
Il recevra une notification par e-mail et pourra vous répondre quand bon lui semble.
Bonus : Votre échange sera partagé avec le reste de l’entreprise.

Utilisez un outil de gestion de projet

Le CRM permet souvent de gérer toute la partie “vente” de votre entreprise.

Mais une fois que la vente est conclue, il faut passer aux opérations.
Les opérations ont une forme différente en fonction de votre activité :

  • Projet si vous vendez de la prestation
  • Fabrication / livraison si vous vendez des produits

C’est tout ce qu’il se passe après qu’une vente ait été conclue.

Au même titre que le CRM pour la vente, l’outil de gestion de projet sera là pour organiser et récolter toutes les communications liés aux opérations.

🧰 Voici quelques exemples d’outils de gestion de projet :

Comme pour le CRM, vous pourrez laisser des commentaires internes en mentionnant vos collègues avec un @.
Ce qui aura pour effet de leur envoyer une notification par e-mail et donc le loisir de répondre quand il le souhaite.
Tout en partageant l’échange avec le reste de la société.

Utilisez un outil de suivi après vente

On a parlé CRM pour la partie vente, gestion de projet pour la partie opération.
Il nous manque plus qu’un outil de suivi après vente pour gérer tout ce qu’il se passe après les opérations.

🧰 Voici quelques exemples d’outil de suivi après vente :

Même chose que pour le CRM et la gestion de projet.
@ pour mentionner, notification e-mail et partage dans l’entreprise, vous connaissez.

4/ Asynchrone ne veut pas dire asocial

Il ne faut pas arrêter complètement d’avoir des discussions classiques, au contraire.

Avec la démocratisation du télétravail, on peut vite se retrouver isolé socialement.

Organisez des moments dédiés dans la journée :

  • Le café du matin (Virtuel ou physique)
  • Le petit jeu du midi (Virtuel ou physique)
  • L’afterwork (Virtuel ou physique)
  • Le teambuilding
  • Les séminaires

5/ Quelques entreprises qui utilisent la communication asynchrone

Buffer - qui explique comment ils sont passé sur des réunions complètement asynchrones.

Trello - qui nous explique carrément que c’est l’avenir du travail.

Gitlab - qui a écrit un guide complet mettant en évidence les avantages et les méthodes pour la mettre en application.

Et bientôt vous ?


Communication asynchrone : Conclusion

Comme vous avez pu le voir, c’est avant tout une question de méthode, plutôt qu’une question d’outils.
Comme pour tout, l’outil est au service du process et non l’inverse.

Transformez vos appels en mentions dans vos outils métiers.
Vos réunions, en fiche de récap dans le suivi projet.
Vos messages instantanés, en fiche dans la base de connaissance.

Expliquez les bénéfices, évangélisez, recadrez et rabâchez.

Ça n’est pas un fonctionnement “naturel”, mais quand on y goutte, c’est redoutablement efficace.

Si tu as aimé, tu peux partager :

Et si tu as des questions ou des remarques, tu peux laisser un commentaire :

À la semaine prochaine pour une nouvelle édition 👋