5 astuces productivité avant de partir en congés

Hack ta productivité #17 - Quelques astuces à mettre en place avant, pendant et après vos congés

Je m’excuse d’avance auprès de celles et ceux qui ont (comme moi) déjà pris leurs congés.
Qui liront ces quelques lignes le couteau entre les dents et qui ne pourront malheureusement plus profiter de ces (précieuses) astuces.

Vous n’êtes pas seul(e)s

Et pour les autres, dernière ligne droite avant de pouvoir profiter de ce genre de paysages.

Le Verdon quelque part coté Var

Mais avant ça, voici 5 astuces à mettre en place, avant la coupure.

1/ Indiquez votre date de retour dans votre message d’absence

C’est une petite astuce toute bête.
Pensez à indiquer la date de votre retour.

Je suis actuellement en congés et serai de retour le 26 août 2022.
Si votre demande peut attendre cette date, je prendrai connaissance des messages à mon retour.
Sinon…

Ça permet aux gens qui vous écrivent de savoir quand vous pourrez répondre à leur message.
Avant qu’ils ameutent tout le quartier (Traduction : Avant qu’ils envoient un mail à tous vos collègues et qu’ils appellent 3 fois au standard).

Il faut remettre en perspective le sentiment d’urgence.
On n’est pas chirurgiens cardiaques.
(Pour les médecins qui nous lisent, ne tenez pas compte de cette partie.
Big up à vous, je sais que vous êtes nombreux. C’est faux)

2/ Adaptez votre signature mail pour un meilleur affichage

Il s’agit là d’une astuce très “terre à terre”.

Tout au long de l’année, nous utilisons tous (ou quasiment) une signature dite “HTML”.
En gros c’est une signature qui nous permet d’ajouter des images, des logos, etc.

Comme dans la photo ci-dessous :

Signature e-mail HTML (Par Sigilium)

Le problème avec des signatures “visuels”, c’est qu’elles sont très mal gérées par les répondeurs d’absence.

Quand quelqu’un va vous envoyer un message, votre répondeur d’absence va envoyer une réponse automatique, en y ajoutant votre signature.

Sauf que bien souvent, tout le code HTML qui a permis de construire votre signature, ne sera pas retraduit en visuel, mais en code.

En gros, ce n’est pas très beau.

Pour remédier à ça, vous pouvez vous créer une signature “texte” toute simple que vous activez uniquement pendant vos congés.

Comme sur la photo :

Signature e-mail “texte”

3/ Utilisez les fonctionnalités “Absence” sur votre calendrier

Tous les gestionnaires de calendrier permettent de gérer des rdv de type “absent du bureau”.

N’hésitez pas à les utiliser.

Ça permettra d’informer vos interlocuteurs de votre absence, lorsqu’ils essaieront de vous inviter à des réunions.
Encore mieux, ça refusera automatiquement les invitations en prévenant de votre absence.

4/ Désinstallez vos applis pro

Je n’ai pas dit de couper les notifications, j’ai dit de couper carrément les applis.

Désinstallez-les !

  • E-mail
  • Slack (Teams ou Discord)
  • Asana (Trello ou monday)
  • Pipedrive (Hubspot ou Zoho)
  • Zendesk (Fresh ou intercom)

Même si vous enlevez les notifications, il y aura forcément un moment pendant vos congés où ça vous démangera de cliquer dessus pour “voir ce qu’il se passe”.

Mince, j’ai fait le tour de mes story instagram ?
Qu'à cela ne tienne, un petit tour sur le CRM ça va m’occuper.

Ni une ni deux, vous verrez votre esprit se détacher de votre corps tranquillement allongé sur une serviette, pour se téléporter dans un open space frénétique de la “Silicon Sentier”.

Et c’est Léa, votre cadette, qui en paiera le prix en vous demandant de “venir faire un château de sable pour protéger la reine neiges”.

Évitez-lui ça la pauvre… Et désinstallez vos applis.

5/ Ne mettez pas en copie les gens qui sont en congés

Ça n’est pas parce que vous n’êtes pas encore parti en vacances, qu’il faut se venger sur celles et ceux qui y sont déjà.

Évitez de les mettre en copie de vos e-mails et enlevez-les des e-mails que vous recevez (Sauf cas exceptionnels).

Pensez à votre boîte de réception quand vous rentrez de congés…
Quand vous ouvrez votre boîte mail et que ; Surprise : 1354 messages non lus !

Qui n’a pas eu envie de tout jeter en l’air et repartir instantanément en vacances ?

Je connais des éleveurs de chèvres dans le Vercors qui ont trouvé leur vocation pour moins que ça.

Alors comment améliorer la situation ?

Oh oui Jammy ! Comment on fait pour éviter un burn-out à nos collègues, dès le premier jour de leur reprise.
Cest Pas Sorcier GIF - Cest Pas Sorcier - Discover & Share GIFs

En évitant de mettre en copie les gens qui sont en congés… Tout simplement !
Surtout si vous savez que le sujet abordé sera résolu avant leur retour.

À part leur donner un peu de lecture, ils ne vous seront pas d’une très grande aide, allongés sur leur serviette ou paumé au fin fond du GR20.

Si vous avez vraiment besoin qu’ils soient au courant des échanges :

  • Documentez vos outils collaboratifs internes avec un compte rendu de ce qu’il s’est passé (CRM, Ticket, ERP, etc.).
  • Et si vous n’avez pas encore d’outil collaboratif.
    Un petit e-mail de synthèse avec le condensé de la conversation, fera largement l’affaire.
Pendant tes congés il y a untel qui m’a demandé ça, on a pas mal discuté et j’ai fini par lui dire de faire ceci.

Épargnez-leur les 15 échanges ping-pong limite agressifs qui ont permis d’en arriver là.

Et c’est aussi valable si vos congés sont derrière vous ;)


Bonnes vacances à celles et qui coupent bientôt 🏝️⛰️.
Courage aux autres.

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