La méthode Ivy Lee : Pour venir à bout de ses tâches

Vous aussi ça vous arrive de commencer votre journée avec 25 tâches à effectuer ?
Au point même de ne pas savoir par où commencer.
Même pire, au point de vouloir commencer plusieurs choses en même temps, en vous disant que ça ira plus vite comme ça.

Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul ! Et rassurez-vous, il y a une solution.

La méthode “Ivy Lee” va remettre à plat toutes vos croyances autour de la gestion de tâches.

Temps de lecture : 7 minutes
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Deeeeeemandez le programme 📢

1. 📝 Préparez votre journée la veille avec une liste de 6 tâches max
2. ⚠️ Priorisez ces tâches par importance (Et non par facilité)
3. 🧘 Concentrez-vous sur la 1ère tâche uniquement
4. ➡️ Continuez comme ça toute la journée et décalez au lendemain ce qu’il reste
5. 🚀 Recommencez tous les jours
6. 🧰 (Bonus) Les outils qui peuvent vous aider

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1. Préparez 6 tâches la veille

2 questions importantes :

• Pourquoi préparer ses tâches la veille
• Pourquoi seulement 6 tâches

Pourquoi préparer ses tâches la veille

Le fait de préparer ses tâches la veille va vous apporter uné sérénité incroyable.
Tout ce que vous coucherez sur “papier”, ne sera plus dans votre tête.
C’est aussi simple que ça.

En organisant sa journée la veille, nous n’aurez pas besoin de réfléchir à ce vous allez faire le lendemain.

“Il faut que je pense à appeler ce client important”
”Ah oui, mais je dois aussi répondre à cet e-mail qu’on m’a envoyé”
”Puis j’ai ce rapport qui traine depuis la semaine dernière qu’il faut que je fasse…”

Prenez un papier, un stylo et sortez vous ces tâches de la tête !
Vous passerez une meilleure soirée et une meilleure nuit.

Votre cerveau saura que tout est bien enregistré quelque part et pourra passer à autre chose.
Notre cerveau est bien fait, il va ressasser sans cesse pour ne pas qu’on oublie.

C’est un peu comme avec sa boite mail, si vous arrêtez de bosser le soir avec une boite mail pleine, vous rentrez chez vous avec une tête pleine.

Personne n’a envie de rêver de ses mails et de ses tâches du lendemain !

Pourquoi seulement 6 tâches

En se fixant un nombre de tâche limité, on se fixe une journée “atteignable”.
C’est bien beau d’avoir des listes de tâches à rallonge, bien organisées, bien propres…

Mais si on se connecte le matin et qu’on a 25 tâches à faire, on a qu’une envie : Refermez son ordi et se mettre devant Netflix.
Ok j’exagère, mais vous voyez ou je veux en venir.

En vous connectant le matin avec une journée “atteignable” vous serez moins stressé à l’idée de ne pas réussir à finir votre journée.

Surtout, ça vous évitera d’être distrait avec la pile de choses à faire après !

⚠️ Attention, on peut parler ici de famille de tâches.
Par exemple :
Si je suis commercial, une de mes tâches de la journée sera “faire 1h de relance commercial”.
Et à l’intérieur de cette famille on trouvera 15 relances à faire.
Mais chaque relance, n’est pas une tâche à proprement parlé, sinon on fait pas grand chose en une journée ;)
Vous avez compris le truc.

2. Priorisez ses tâches par importance

Trop facile de commencer par le plus simple !
C’est surtout le meilleur moyen de ne jamais faire ce qui est important.

Si on se fixe 6 tâches par jour, qu’on laisse la plus importante à la fin et qu’on a pas le temps de la finir, on fait comment ?
On la décale au lendemain et on la remet en 6ème position ?
Et ainsi de suite…

Dans 1 mois vous n’aurez toujours pas terminé cette tâche importante qui hante vos journées.
On en a tous des comme ça !
Des tâches importantes qu’on a pas envie de faire.

Prenez le taureau par les cornes et organisez cette liste de tâches par importance et non par facilité !

La plus importante en 1er, même si c’est celle que vous redoutez le plus !

3. Concentrez vous sur la 1ère tâche

Ça y est, on attaque dans le vif du sujet :

• On a organisé nos tâches la veille : on a bien dormi
• On a priorisé par importance : notre feuille de route est prête
• On attaque la journée

Pour être efficace, on va commencer notre journée en nous concentrant uniquement sur la 1ère tâche.
Et rien d’autre !

On ne passera pas à la 2ème tant qu’on aura pas terminé.
Encore mieux ! On ne pensera pas à la 2ème, tant qu’on aura pas terminé la 1ère.

C’est évident ? Pas tant que ça !

Soyez honnête, ça vous ai déjà arrivé de commencer plusieurs choses en même temps.
Un petit bout par-ci, puis un petit bout par-là

Vous ouvrez un onglet pour commencer à taper un mail, puis vous passez un coup de fil, puis vous répondez à ce message sur slack…
Youhouuuu, vous arrivez à la fin de la journée épuisé, avec la sensation de n’avoir rien fait.

Vous voulez un sccop ? Ça n’est pas juste une sensation !
Vous n’avez pas fait grand chose, enfin si, vous avez fait plein de choses, mais vous n’avez rien accompli.

Qui a dit que vous aviez gesticulé toute la journée ? Pas moi 😝 (💙)

Tandis que si vous commencez par la première tâche, que vous vous concentrez uniquement sur celle ci, avant de faire quoi que ce soit d’autre.

Vous accomplirez forcément des choses 🤷‍♂️

Quelle satisfaction de pouvoir rayer cette tâche de votre liste ✅

Prenez les choses à bras le corps, ne vous cahez pas derrière la facilité !

4. Continuez comme ça toute la journée

Rien de révolutionnaire dans ce point.

Vous terminez la 1ère tâche, vous passez à la seconde.
Vous vous concentrez uniquement sur la 2nd avant de passer à la 3ème.

Ainsi de suite, toute la journée.

Si vous n’avez pas le temps de tout faire, ce n’est pas grave !

Il suffira de reporter les tâches restantes sur votre “ToDo” du lendemain.
Simple, basique.

En théorie les tâches que vous n’aurez pas eu le temps de finir devrait se retrouver en 1ère position de votre journée du lendemain.
Mais souvenez-vous, on organise nos tâches par ordre d’importance.
Il se peut donc que de nouvelles tâches plus importantes soient arrivées au cours de la journée.

Prenez donc le temps de faire une grosse revue en fin de journée.
Le risque serait de “louper” cette planification du soir, en se disant qu’il suffit juste de suivre les tâches non accomplies de la veille.

5. Recommencez tous les jours

Les méthodes qui fonctionnent sont celles qui deviennent des habitudes.
Celles qu’on fait sans même réfléchir.

• Vider sa boite mail le soir avant de partir
• Fermer sa boite mail quand on doit se concentrer sur un sujet
• Organiser sa journée la veille
• Etc.

Répétez, encore et encore, jusqu’à ce vous fassiez ça instinctivement.

6. Les outils qui peuvent vous aider

Je le disais dans un précédent article.
Les outils sont au service de la méthode et non l’inverse.

Sans méthode, aucun outil ne pourra vous sauver.
Concentrez vous d’abord sur la méthode.

Mais si je devais quand même lister quelques outils qui peuvent nous aider :

• Un carnet et un stylo - Je ne dis pas qu’il faut gérer l’intégralité de ses tâches à l’ancienne.
  Mais pour ces 6 grandes tâches de la journée, rien de mieux qu’un papier et un stylo.
  Le fait de les écrire le soir va nous aider à les faire sortir de notre tête.
  Puis quel bonheur de les rayer quand elles sont terminées !
• Brain.fm : Un petit outil pour écouter de la musique propice à la concentration. Idéal pour se concentrer sur une tâche sans être perturbé par ce qu’il se passe autour. (Vous pouvez aussi taper “LoFi” sur Spotify, ça marche aussi)

Et c’est tout !

Passez à l’action, tout simplement.

J’espère que cette méthode vous a plu.
Essayez-là, adaptez-là et vérifiez qu’elle colle avec votre organisation.

Ça m’intéresse d’avoir votre retour :

• Ce qui a marché
• Ce qui a moins bien marché
• Pourquoi cette méthode ne peut pas fonctionner pour vous

Je vous dis à la semaine prochaine 👋