J'utilise l'IA pour facturer mes temps à mes clients (Feuille de temps)
Quand on vend de la prestation de service en régie, il faut régulièrement facturer ses temps à ses clients. Pour ça il existe des logiciels dédiés, mais comme j'aime bien faire un max de chose avec un minimum d'outils, j'ai décidé d'utiliser l'IA.
J'ai décidé de vous partager régulièrement des usages que je gère avec l'IA.
C'est le cas aujourd'hui avec ma technique pour créer des feuilles de temps en 2 clics grâce à Claude, en partant des évènements mis sur le calendrier.
1/ Temps passé sur mon agenda Google
1er prérequis :
Pour que ma technique fonctionne, tous les travaux effectués pour mes clients doivent être présents sur mon agenda Google.
Dans mon cas, la majorité des prestations que j'effectue sont des formations en visio.
Donc 80% de ce que je fais pour mes clients est déjà à mon planning.
Pour les petites prestations qui n'y sont pas déjà, je les ajoute à la main chaque soir.
C'est un point crucial, car on verra que l'IA va se baser sur les rdv pour générer la feuille de temps avec le total à facturer.
2ème prérequis
La 2ème chose c'est que chaque rdv saisi sur l'agenda Google doit comporter un code précis, pour pouvoir identifier le projet auquel se rattache le rdv du planning.
Exemple :
Pour mon client "The Best Tool", j'ai attribué le code "TBT".
Du coup à la fin de chaque rdv effectué pour ce client, je mets "TBT" au bout.
2/ Afficher un listing des rdv effectués depuis Google Agenda
Chaque fin de semaine je facture mes clients, c'est à ce moment là que je dois faire une feuille de temps pour savoir combien d'heures j'ai passé par projet et pouvoir mettre le relevé en pj de la facture.
À cette étape je vais utiliser la recherche Google Agenda native, en tapant le code (vu plus haut) du client que je veux facturer.
Exemple : Recherche -> TBT
Google agenda va me sortir un listing de tous les rdv effectués.
Le problème c'est qu'il ne fera pas une somme des temps passé en minutes (ou en heure) et surtout, la présentation ne sera pas adaptée pour une présentation professionnelle.
C'est là que je bascule sur Claude
3/ L'IA me créé une feuille de temps à partir de mon listing Google Agenda
La dernière étape est presque la plus simple.
J'ouvre une nouvelle conversation dans mon outil d'IA et je colle la copie d'écran du listing de rdv que Google agenda m'a sorti (Voir plus haut).
Puis je lui demande :
"Peux-tu me créer une feuille de temps à partir des rdv effectués pour mon client, à partir du relevé de rdv que je te donne en pj.
J'aimerais avoir un total en heures sur chaque ligne, ainsi qu'un total général en bas de tableau.
De plus, je voudrais que tu me catégorises chaque rdv dans une "famille" de temps qui correspond au devis que j'ai fait pour mon client que je te mets aussi en pj.
Puis que tu me compares le temps passé avec le temps vendu, pour me dire combien il me reste."
Le prompt pourra être affiné ou simplifié.
4/ Faire la facture
Une fois que c'est fait, il ne me reste plus qu'à ouvrir Pennylane, pour faire une facture intermédiaire à partir du devis initial.
5/ Conclusion
Ça ne m'aurait pris que 20 minutes si j'avais dû le faire à la main, c'est pas avec ça que l'IA va révolutionner nos métiers.
Mais c'est souvent comme ça que j'utilise l'IA, pour lui demander des choses que je sais déjà faire, mais qui ne m'intéressent pas.
Puis en fin de mois si on fait la somme de toutes les "20 minutes" économisées, on peut vite gagner plusieurs heures.